Privatlivspolitik

Senest opdateret: 14-04-2026

---

1. Hvem er ansvarlig for dine personoplysninger?

Frederikssund Billard Klub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Kontaktoplysninger:

• Navn: Frederikssund Billard Klub
• Email: kontakt@frederikssundbillard.dk
• Adresse: Marbæksvej 15-17, 3600 Frederikssund

---

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Vi indsamler og behandler følgende typer af personoplysninger:

Ved tilmelding som medlem:

• Stamdata: Fornavn, efternavn, email, telefonnummer
• Adresse: Vejnavn, postnummer, by
• Fødselsdato: Til medlemsadministration
• Medlemsnummer: Auto-genereret unikt nummer
• PIN-kode: Til adgangskontrol (gemmes krypteret med bcrypt)

Ved brug af hjemmesiden:

• Login data: Tidspunkt for login, IP-adresse (gemmes i 90 dage)
• Email logs: Metadata om sendte emails (hvem, hvornår, status - ikke indhold)
• Session data: Midlertidig data til at holde dig logget ind

Ved tøjbestilling:

• Ordreinformation: Produktnavn, størrelse, antal, pris
• Leveringsdata: Leveringsadresse (standardvis til klubadresse)
• Cancellation token: Sikkerhedstoken til at fortryde ordre

Ved betalinger:

• Fakturaoplysninger: Beløb, dato, status (betalt/ikke betalt)
• Betalingsreferencer: Fra Dinero økonomisystem

Ved indberetning af udlæg og rejseudgifter:

• Udlægsdata: Type (kørsel/rejse/indkøb), beløb, dato, beskrivelse
• Kørselsdata: Afrejsested, destination, antal km (ved kørselsgodtgørelse)
• Kvitteringer/bilag: Uploadede billeder eller PDF-filer af kvitteringer
• Behandlingsstatus: Afventer, godkendt, afvist, udbetalt

---

3. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Formål	Lovgrundlag (GDPR)
Medlemsadministration	Artikel 6(1)(b) - Kontraktforhold (medlemskab)
Fakturaer og betalinger	Artikel 6(1)(c) - Lovkrav (bogføringsloven)
Adgangskontrol (PIN)	Artikel 6(1)(f) - Legitim interesse (sikkerhed)
Email kommunikation	Artikel 6(1)(a) - Samtykke ved tilmelding
Tøjbestillinger	Artikel 6(1)(b) - Kontraktforhold (køb)
Udlæg og rejseudgifter (kørsel, indkøb m.m.)	Artikel 6(1)(b) - Kontraktforhold (refusion af udgifter)
Sikkerhedslogning (IP-adresser)	Artikel 6(1)(f) - Legitim interesse (IT-sikkerhed)

---

4. Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi deler kun dine personoplysninger med tredjepart, når det er nødvendigt for at levere vores services:

Databehandlere (behandler data på vores vegne):

• Dinero (dinero.dk) - Økonomisystem til fakturaer og bogføring
  Data: Navn, email, fakturaer | Opbevaring: 5 år (bogføringsloven)
• Simply.com - Email hosting og webserver
  Data: Email metadata | Opbevaring: Løbende drift
• Holbæk Workwear (holbaekworkwear.dk) - Leverandør af klubtøj
  Data: Navn, email, telefon, ordreinformation | Opbevaring: Slettes efter levering

Vigtigt: Vi videregiver ALDRIG dine data til markedsføringsformål eller sælger data til tredjeparter.

---

5. Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Datatype	Opbevaringsperiode	Begrundelse
Medlemsdata (aktive)	Så længe medlemskab er aktivt	Medlemsadministration
Medlemsdata (annullerede)	5 år efter udmeldelse	Bogføringsloven (kvitteringer/fakturaer)
Fakturaer og betalinger	5 år	Bogføringsloven
Email logs	12 måneder	Debugging og sporbarhed
Activity logs (IP-adresser)	90 dage	IT-sikkerhed og misbrug
Cancellation tokens (tøj)	30 dage efter ordre	Fortrydelsesret
Udlægsdata og kvitteringer	5 år efter udbetaling	Bogføringsloven (bilag)
Session data	30 dage eller logout	Login funktionalitet

Efter opbevaringsperioden:

• Data slettes automatisk (email logs, activity logs, tokens)
• Eller pseudo-anonymiseres (annullerede medlemmer efter 5 år)

---

6. Dine rettigheder efter GDPR

Du har følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

*Undtagelser: Vi skal opbevare fakturaer i 5 år pga. bogføringsloven.

---

7. Hvordan sikrer vi dine data?

Vi tager datasikkerhed seriøst og har implementeret følgende sikkerhedsforanstaltninger:

• Kryptering: HTTPS forbindelse (SSL/TLS)
• Password hashing: PIN-koder gemmes krypteret med bcrypt (cost 12)
• SQL Injection beskyttelse: Prepared statements i alle database queries
• XSS beskyttelse: HTML encoding af brugerinput
• CSRF beskyttelse: Tokens på alle formularer
• Session sikkerhed: HTTP-only cookies, session hijacking beskyttelse
• Rate limiting: Begrænsning af login-forsøg (5 forsøg/15 min)
• Adgangskontrol: Kun autoriserede (bestyrelse) har adgang til admin-panel
• Automatisk sletning: Logs og tokens slettes automatisk efter retention periode

---

8. Hvad sker der ved databrud?

Hvis vi oplever et databrud, der udgør en risiko for dine rettigheder:

• Anmelder vi det til Datatilsynet inden 72 timer (GDPR Artikel 33)
• Informerer vi dig direkte, hvis der er høj risiko (GDPR Artikel 34)
• Iværksætter vi øjeblikkelig inddæmning og genopretning

---

9. Bruger vi cookies?

Ja, vi bruger kun nødvendige cookies til login-funktionalitet:

Cookie navn	Formål	Udløb
PHPSESSID	Session ID til at holde dig logget ind	30 dage eller logout

Vi bruger ikke:

• Marketing cookies
• Tracking cookies (Google Analytics osv.)
• Third-party cookies

---

10. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, vi ikke behandler dine oplysninger korrekt:

• Website: datatilsynet.dk
• Email: dt@datatilsynet.dk
• Telefon: 33 19 32 00
• Adresse: Borgergade 28, 5., 1300 København K

Vi opfordrer dog til, at du først kontakter os, så vi kan løse eventuelle problemer direkte.

---

11. Ændringer til denne politik

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Væsentlige ændringer vil blive:

• Meddelt via email til alle aktive medlemmer
• Markeret med opdateringsdato øverst på siden
• Publiceret mindst 30 dage før ikrafttræden

---

12. Spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os: